Soirées étudiantes, rencontres sportives inter-écoles, Galas de promotion, … ces dernières années, de nombreux événements étudiants de différentes natures ont adopté le cashless afin d’éviter la circulation des espèces ou de remplacer des de tickets consos aujourd’hui dépassés. L’expérience de vos participants est alors largement fluidifiée, ce qui facilite grandement la gestion de votre événement étudiant.
Une solution de paiement dématérialisé pour événement étudiants
Munir vos participants avec la solution cashless MyBee Box c’est permettre de dématérialiser les paiements sur le lieu de votre événement étudiant. Cash, CB, tickets consos, jetons, chèques, etc, vos prédécesseurs ont sans doute déjà eu recours à de nombreux moyens pour tenter de gérer les paiements lors des éditions précédentes. Cependant ces moyens de paiement chronophages sont souvent synonymes de frustration à la fois pour les étudiants et pour votre staff qui peut vite être débordé par l’afflux au bar. La dématérialisation des paiements vous permet de remplacer ces moyens de paiements par des cartes ou des bracelets cashless, et ainsi de faciliter le pilotage de votre événement.
4 avantages du cashless pour organisateur d’événement étudiant
Que vous soyez Président, Trésorier, Responsable Logistique ou Partenariat d’une association étudiante organisatrice d’événements, la solution cashless MyBee Box vous permettra de :
- Facilitez et sécurisez la gestion de votre événement !
- réduction du temps d’attente aux débits de boissons (paiement 3x plus rapide que par CB),
- mise en place rapide grâce au matériel facile à utiliser et prêt à l’emploi,
- plus de gestion coûteuse et contraignante du cash (vol/perte, coffre fort et sécurisation, etc.).
- Surveiller vos opérations en toute transparence !
- supervision de votre événement : une interface dédiée intuitive,
- gestion des stocks améliorée : des données précises générés par stands,
- clôture des comptes efficace : rapport détaillé de ventes pour votre trésorerie.
- Rentabiliser votre événement (+20% de chiffre d’affaires en moyenne) :
- augmentation de la consommation sur place et des ventes additionnelles,
- création de revenus supplémentaires issus des soldes utilisateurs restants (en moyenne 2,80€ par participants),
- un événement à l’équilibre ou bénéficiaire : un ROI de x2,7 en moyenne,
- Dotez-vous d’un nouvel outil de communication digital !
- un objet moderne et collector pour les étudiants,
- un espace dédié au sponsoring pour vos partenaires,
- une image innovante pour votre événement.
Une technologie robuste. Un système fiable & sécurisé.
- Vos étudiants ne le savent peut-être pas mais ils utilisent déjà la technologie NFC de notre solution cashless : au ski lorsqu’ils passent les portiques du téléphérique avec leur forfait ou lorsqu’ils paient en sans contact avec leur CB nouvelle génération. Il s’agit de puces NFC cryptées dites passives, c’est-à-dire qui n’émettent aucune onde et qui reste donc inoffensives pour leurs porteurs. Une fois aux points de chargement physique de votre événement ou depuis en ligne sur cashless.fr (option), les étudiants échangent de l’argent réel contre des crédits, alors chargés sur leur carte ou leur bracelet cashless. Les informations contenues sur leur support NFC sont ensuite lues en quelques secondes par les terminaux d’encaissement des points de vente ce qui permet l’échange de leurs crédits contre une pinte ou un cocktail.
Le fonctionnement de la solution de cashless MyBee Box se fonde donc sur le NFC (Near Field Communication), une technologie de paiement dématérialisé sécurisé et robuste. En pratique, le système de paiement que nous mettons en place repose sur quatre éléments :
Pour vous, gestionnaire d’événements étudiants :
- un Back Office de gestion permettant la configuration complète de votre événement et le suivi des opérations sur place (articles, membres du staff, prix, points de vente et de chargement).
- des cartes ou bracelets NFC aux couleurs de votre événement, de votre association, de votre école ou encore de vos sponsors,
- le site cashless.fr (optionnel) auquel les étudiants peuvent accéder depuis leur smartphone pour recharger leur support NFC en ligne, le bloquer en cas de perte ou demander le remboursement de leur crédits restants (sous réserve de connexion réseau stable).
- des terminaux d’encaissement dotés de NFC Card Readers (lecteurs de puces NFC) et d’un logiciel de caisse pour échanger les crédits des étudiants contre des consommations ou recharger leurs supports.
Le cashless s’intègre parfaitement aux soirées étudiantes
Point Gamma, la Course Croisière Edhec (CCE), les Jeux Omnisports OJO de Lille ou encore les Galas de nombreuses écoles (Saint-Cyr, Grenoble Ecole de Management, Centrale Supélec, etc.), … le cashless a déjà séduit de nombreux organisateurs d’événements étudiants soucieux de sécuriser et d’améliorer la fluidité de leur événement afin d’offrir la meilleure expérience aux étudiants.4 avantages du cashless pour vos étudiants
- un moyen de paiement unique, sécurisé et collector,
- un large panel de moyen de paiement pour recharger leur support NFC sur place ou en ligne (cash, CB, Lydia, Pumpkin, Chèque, PayPal, Paylib, …)
- une réduction importante des files d’attentes aux points de vente grâce à un encaissement cashless 3x plus rapide que la CB,
- un suivi de leur consommation et la possibilité de récupérer leurs crédits restant à la fin de votre événement sur cashless.fr (remboursement en ligne),
Comment fonctionne la solution Mybeebox ?
La prise en main de la solution MyBee Box par les étudiants est très rapide et intuitive pour une expérience seamless en 3 étapes :1. Récupérer et recharger son support NFC
Dès le début de votre événement, les étudiants sont munis d’une carte ou d’un bracelet cashless sur lequel ils peuvent charger et recharger le montant de leur choix pendant toute la durée de l’événement, soit sur place auprès de votre staff présent aux points de rechargement, soit en ligne sur cashless.fr depuis leur smartphone (optionnel).2. Utiliser la solution pendant un festival pour consommer
Entre deux concerts ou deux rencontres inter-écoles, les étudiants vont échanger les crédits chargés sur leur support NFC auprès des terminaux d’encaissement situés dans les différents points de ventes tenus par les membres de votre staff.3. Se faire rembourser son solde après le festival sur cashless.fr
A la fin de votre événement, les étudiants peuvent demander le remboursement de leur crédit restant sur internet depuis leur compte cashless.fr en renseignant simplement leur identité, leur email, leur RIB et le code alphanumérique à 7 caractères situés au dos de leur support NFC.Questions fréquentes sur l’utilisation du cashless
Le cashless est-il adapté à toute taille de festival ?
Depuis 2013, MyBee Box a équipé plus de 300 événements étudiants de 250 à 14 000 participants dans 15 pays.Comment fonctionne concrètement le cashless de MyBee Box ?
La mise en place et l’utilisation de la solution MyBee Box implique plusieurs acteurs de votre organisation du début à la fin de votre événement étudiant : Avant le début de l’événement :- Vous choisissez les paramètres du cashless de votre événement étudiant selon vos besoins depuis votre Back Office gestionnaire grâce à des formations en ligne (choix de : nombre de bars et points de ventes, boissons proposées, prix, cautions de ecocups, limite d’âge, etc.).
- Nos guides d’utilisation assurent la prise en main intuitive et rapide des terminaux d’encaissement par votre staff.
- A J-3, vous recevez votre MyBee Box sur place avec tout le matériel prêt à l’emploi et paramétré (cartes ou bracelets NFC utilisateurs et staff, terminaux d’encaissement, câbles de rechargement, batteries).
- Pour assurer une communication efficace sur le cashless auprès des étudiants, une base de conseils en ligne est mise à votre disposition (exemple d’impression carte et bracelets, guide visuel d’utilisation, éléments clés à communiquer sur Facebook).
- Si vous souhaitez être accompagné, un Cashless Manager peut venir assister le déploiement et l’exploitation de notre solution cashless pendant votre événement.
- Dès leur arrivée sur le lieu de l’événement, les étudiants sont munis de leur support NFC qu’ils peuvent recharger avec le moyen de paiement souhaité sur place ou en ligne (optionnel), et avec lequel ils peuvent ensuite consommer aux points de ventes.
- Après avoir terminé la synchronisation de l’ensemble de vos terminaux d’encaissement, vous avez accès à un rapport des ventes complet pour une clôture rapide et efficace de votre comptabilité.
- Enfin, vous pouvez reconditionner le matériel récupéré dans la MyBee Box et la renvoyer grâce au bon de ramassage fourni.