Cashless

Rencontres professionnelles, forums, salons et congrès thématiques, événements d’affaires, foires, … quoi que soit le but et le public visé par votre événement corporate, une solution cashless vous permet d’éviter l’utilisation d’espèces ou de se substituer aux tickets ou de jetons de consommation. En tant gestionnaire, le cashless rend l’organisation de votre événement plus simple pour vous et votre personnel, ce qui vous permet ainsi d’offrir une meilleure expérience à vos visiteurs.

Une solution de paiement dématérialisé pour événement professionnel

La solution cashless MyBee Box permet de dématérialiser les transactions effectuées sur place par les participants de votre événement.  Les moyens habituellement utilisés lors d’événements professionnels pour réaliser des paiements, tels que les espèces, la carte bancaire, les chèques ou encore les tickets de consommations, sont bien souvent synonymes de perte de temps à la fois pour vos visiteurs, pour votre personnel et vos éventuels exposants. Equiper vos participants d’une carte ou d’un bracelet NFC permet de remplacer ces moyens de paiement traditionnels très chronophages par un porte monnaie dématérialisé pour tous vos participants.  Passer à un système cashless permet donc aux organisateurs d’événements corporate et professionnels du secteur MICE (Meetings, Incentives, Conferencing & Exhibitions) d’éliminer les risques et inconvénients relatifs à la gestion et l’utilisation des moyens de paiement classiques.

4 avantages du cashless pour organisateur de salon/forum

  • Une gestion sécurisée en toute simplicité :
    • un moyen de paiement 3x moins long que la Carte Bancaire pour des temps d’attente plus courts, 
    • un matériel livré clés en main et simple d’utilisation pour un déploiement rapide,
    • disparition des coûts et inconvénients sur site de gestion d’espèces (vol, perte, convoyeurs).
  • Une supervision claire de vos opérations : 
    • une interface de gestion dédiée simple à prendre en main,
    • des datas chiffrées exploitables pour une meilleure gestion des stocks,
    • un rapport d’analyse des ventes détaillé pour une clôture efficace de vos comptes,
  • Une hausse du chiffre d’affaire pour vous et vos exposants (+20% en moyenne) : 
    • intensification des ventes additionnelles et de la consommations sur site, 
    • des soldes utilisateurs restants qui génèrent des revenus supplémentaires (solde restant moyen de 2,80€/participant),
    • un investissement rentable avec un retour sur investissement moyen de x2,7.
  • Un support digital pour une communication novatrice et différenciante : 
    • un objet tout-en-un à la pointe de la technologie pour tous vos visiteurs, 
    • un espace de promotion innovant pour votre entreprises, vos sponsors ou exposants,
    • une image de marque ou d’entreprise digitale renouvelée.
Une technologie robuste. Un système fiable & sécurisé.
  • On retrouve la technologie utilisée dans les supports NFC de vos utilisateurs dans les pass de transports ou encore dans les nouvelles CB permettant de payer en sans contact. Il s’agit en effet de cartes à puces NFC cryptées dites passives : elles n’émettent pas d’ondes et restent donc inoffensives pour leur utilisateur. Lors de votre événement, les participants peuvent se rendre aux points de chargement physique ou sur cashless.fr depuis leurs mobiles (optionnel) afin d’échanger de l’argent réel contre des crédits chargés sur leur carte ou leur bracelet cashless. Ces crédits sont alors échangés par une simple transaction de quelques secondes entre les supports cashless des utilisateurs et les terminaux d’encaissement des points de ventes afin de réaliser des achats.  Notre solution Cashless MyBee Box repose donc sur la technologie de paiement robuste et sécurisée du NFC (Near Field COmmunication). En exploitation, quatre éléments composent cette solution de paiement dématérialisé : 
     A destination de vos visiteurs : 
    • des supports NFC : cartes ou bracelets aux couleurs de votre entreprise, de vos sponsors ou de vos exposants.
    • en option : le site cashless.fr sur lequel vos visiteurs peuvent s’inscrire pour suivre leurs consommations, recharger en ligne leur support ou se faire rembourser leur solde restant après l’événement (sous réserve d’une connexion internet stable sur le lieu de l’événement).
     Pour vous, gestionnaire d’événements  : 
    • un Back Office de gestion permettant de sélectionner en quelques clics les paramètres du cashless de votre événement et d’en suivre les opérations (vendeurs et stands, points de ventes/chargement, articles et prix, moyens de rechargement acceptés, etc.).
       Pour les membres de votre staff et vos éventuels exposants : 
    • des terminaux électroniques d’encaissement équipés d’un lecteur de cartes NFC (NFC Card Readers) et d’une application d’encaissement simple d’utilisation, ils permettent l’échange et le rechargement de crédits sur les cartes/bracelets NFC des visiteurs.

Le cashless s’intègre parfaitement aux événements professionnels

Total Digital Day, Convention Heineken, Les Trophées de L’innovation d’Atos, Bordeaux Tasting, Taste of Paris, … la solution cashless MyBee Box a déjà séduit de nombreux organisateurs de différents types d’événements corporates, privés ou à destination du grand public, soucieux de rendre plus fluide leur événement et d’offrir une meilleure expérience à leurs participants.

5 avantages du cashless pour les participants

  • Avec la solution MyBee Box vous offrez à vos participants…
    • un moyen de paiement digital unique et sécurisé, 
    • la possibilité de recharger leur support NFC sur place ou en ligne par le moyen souhaité (espèces, carte bancaire, chèques, PayPal, PayLib, Lydia, Pumpkin, etc.),
    • une large baisse de leurs temps d’attentes aux points de ventes de restauration ou aux stands de vos exposants,
    • de la transparence sur leurs consommation avec un suivi de leurs transactions disponible sur cashless.fr depuis leur mobile, 
    • un remboursement en ligne de leur crédits restants sur cashless.fr une fois votre événement terminé.

Comment fonctionne la solution Mybeebox ?

La prise en main de la solution MyBee Box par les étudiants est très rapide et intuitive pour une expérience seamless en 3 étapes :
1. Récupérer et recharger son support NFC 
Lors de leur arrivée au lieu de votre événement, une carte ou un bracelet NFC leur est distribué. Ils peuvent alors charger le montant souhaité par le mode de paiement de leur choix auprès de points de rechargement physique ou en ligne sur cashless.fr pendant toute la durée de l’événement.
2. Utiliser la solution pendant un salon pour consommer
Vos visiteurs peuvent alors dépenser les crédits chargés sur leur support NFC dans vos différents points de ventes (restaurant, snack, bar, stand exposant, etc.) grâce à une simple lecture de leur carte ou de leur bracelet par les terminaux d’encaissement.
3. Se faire rembourser son solde après le festival sur cashless.fr
Une fois votre événement terminé, les participants peuvent se faire rembourser leurs crédits restant en se rendant sur cashless.fr afin (s’ils ne l’ont pas déjà fait) de renseigner leur identité, leur mail de contact, leur RIB ainsi que le code alphanumérique à 7 caractères situé au dos de leur support NFC.

Questions fréquentes sur l’utilisation du cashless 

Le cashless est-il adapté à toute taille de festival ? 

Depuis 2013, MyBee Box a équipé plus de 300 événements de 250 à 14 000 participants dans 15 pays.

Comment fonctionne concrètement le cashless de MyBee Box ? 

Depuis la configuration et la mise en place jusqu’à la fin de l’exploitation, la solution MyBee Box implique de nombreux acteurs durant les différentes étapes de votre événement :  Avant votre événement…
  1. Vous vous connectez à votre Back Office gestionnaire afin de sélectionner les paramètres de votre solution cashless selon les besoins de votre événement en vous aidant des formations en ligne (points de ventes et stands exposants, vendeurs, articles proposés et prix, etc.).
  2. Les membres de votre personnel et vos éventuels exposants ont accès à nos guides d’utilisation afin d’assurer la prise en main rapide des terminaux d’encaissement.  
  3. 72h avant le début de votre événement, la MyBee Box vous est livrée sur place prête à l’emploi (terminaux d’encaissement, chargeurs, batteries, cartes ou bracelets NFC).  
  4. Un ensemble de recommandations vous permet de communiquer efficacement sur le cashless et son utilisation sur cashless auprès des futurs visiteurs de votre événement (best practices, signalétiques types, posts pour les réseaux sociaux et messages génériques).
  5. Un Cashless Manager peut être mis à votre disposition afin d’accompagner le déploiement et l’exploitation du cashless pendant toute la durée de votre événement.
Pendant l’événement… 
  1. Une fois arrivés à votre événement professionnel, les visiteurs sont munis de leur carte ou bracelet NFC sur lequel ils peuvent charger des crédits sur place ou en ligne via différents moyens de paiement, et grâce auquel ils peuvent échanger leurs crédits aux différents points de ventes.
Après votre événement…
  1. Vous accédez à un rapport de ventes détaillé après avoir synchroniser vos terminaux d’encaissement, ce qui vous permet de clôturer rapidement et efficacement votre comptabilité. 
  2. Pour finir vous reconditionnez l’ensemble du matériel récupéré dans votre MyBee Box et vous la renvoyez grâce au bon de ramassage fourni.

La prise en main d’une solution de cashless est-elle facile ? 

La solution MyBee Box a été conçue afin de garantir un déploiement et une utilisation fluide et rapide. L’encaissement par le personnel des points de ventes est facilité par un matériel simple à manipuler (terminaux d’encaissement), l’utilisation des supports NFC pour vos visiteurs est intuitive et le Back Office de gestion vous permettant d’organiser votre solution cashless assure un pilotage intuitif de votre événement.

Cette solution peut-elle s’utiliser sur d’autres événements ? 

Festivals, soirées privées, événements étudiants (galas, rencontres inter-écoles, etc.) ou encore événements sportifs (courses automobiles et cyclistes, meeting d’athlétisme, jumpings, rencontre e-sport, etc.), MyBee Box permet à des organisateurs de passer au cashless afin de dématérialiser les paiements sur de nombreux types d’événements.

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