Dématérialiser les paiements consiste à remplacer les moyens de paiement traditionnels (billets, les pièces ou encore les chèques) ainsi que leur encaissement et leur comptabilité souvent lourds par un moyen de paiement technologique reposant un unique support, des appareils d’encaissement rapide et une solution logicielle de gestion automatisée à distance.  L’essor de nouvelles technologies telles que la NFC (Near Field Communication) et la baisse de leurs coûts ces dernières années ont permis le développement, l’expansion et l’adoption rapide de ces nouveaux moyens de paiement dématérialisés.  La mise en place de notre solution de paiement dématérialisé a d’ores et déjà permis à des nombreux événements de remplacer notre contraignant porte monnaie physique des participants par un porte monnaie électronique dématérialisé contenu dans le support cashless (carte ou bracelet NFC).

Le paiement dématérialisé a fait ses preuves dans l’événementiel

En tant qu’organisateur événementiel, quel que soit le type d’événement que vous gérez, des transactions monétaires s’y opèrent continuellement entre vos participants et les membres de votre staff, vos éventuels exposants ou encore vos commerçants partenaires.  Cependant les moyens de paiement traditionnellement utilisés dans l’événementiel pour réaliser ces transactions physiques sont souvent sources de nombreux problèmes et complications à la fois pour vos participants, votre personnel et vous-même : files d’attentes interminables à la queue du bar de votre festival, manque de visibilité des ventes réalisés sur les stands de votre salon, erreurs de caisse dues à l’afflux incessant de jeunes diplômés à la buvette de votre Gala, clôture fastidieuse de vos comptes à la fin de votre événement, …   La dématérialisation des moyens de paiement grâce à notre solution cashless MyBee Box permet d’offrir une expérience fluide à vos participants, de rendre rapidement autonome votre personnel et de vous doter de tous les outils de gestion nécessaire au bon pilotage de votre festival, de votre événement sportif, étudiant ou professionnel.

La dématérialisation, avantages et inconvénients

Contraintes et temps de déploiement

La mise en place d’un système de dématérialisation des paiements implique de mobiliser du temps et des ressources supplémentaires. Installer des infrastructures de connexion afin d’assurer une couverture réseau stable, s’équiper en matériel d’encaissement compatible, prévoir du temps et du personnel pour déployer la solution sur le lieu de l’événement, … Tant de difficultés potentielles dans l’organisation d’un événement vous-direz vous. Mais détrompez-vous : l’offre cashless MyBee Box a été pensée pour s’affranchir de ces contraintes. En effet la Box que vous recevez 3 jours avant le jour J contient tout ce dont vous aurez besoin déjà prêt à l’emploi : pack de cartes ou de bracelets NFC personnalisés, terminaux d’encaissement pré-paramétrés, câbles de chargement et batteries externes. De plus, vous choisissez en amont tous les paramètres de votre solution cashless : articles, prix, vendeurs, caution écocups, moyens de chargement acceptés, etc. En outre, notre solution a été conçue en considérant vos contraintes terrains avec un fonctionnement possible en offline, c’est-à-dire ne nécessitant aucun réseau internet.

Prise en Main de la solution

Dématérialiser les paiements revient à transformer les dispositifs et instruments de paiement de votre événement, ce qui peut nécessiter un certain temps d’adoption de la part de vos participants et de votre staff.  Cependant la solution MyBee Box, forte de 6 ans d’expérience avec des professionnels de l’événementiel, a été développée afin de construire une UX (user experience) intelligente, assurant ainsi une prise en main rapide pour tous les acteurs. Des formations en ligne sont à votre disposition afin de guider le paramétrage de votre événement depuis un Back Office de gestion dédiée et d’initier votre personnel à l’utilisation intuitive des terminaux d’encaissement. De plus, un recueil de préconisations alimentées par plus de 800 exploitations cashless depuis 2013 vous donne toutes les clés pour un accompagnement et une communication réussis auprès de vos participants sur l’utilisation leur nouveau moyens de paiement tout-en-un (carte/bracelet NFC).

Coûts  de la dématérialisation

Choisir de dématérialiser les paiements est une décision stratégique dans l’organisation et le pilotage de votre événement, ce qui nécessite un investissement. Mais comme tout investissement visant à améliorer le déroulement de votre événement, une solution de dématérialisation a un coût. Néanmoins, qui dit coûts, dit aussi bénéfices et ceux de la solution MyBee Box sont nombreux. Tout d’abord, passer au cashless, donc au paiement sans espèces, revient à diminuer grandement la circulation du cash et tous les coûts de sécurisation qui y sont liés : convoyeurs de fonds et coffres-forts. Ensuite, adopter notre solution cashless permet de générer des revenus supplémentaires grâce à la hausse des consommations sur site (hausse du panier moyen de 20%) ou encore grâce aux soldes restants des utilisateurs (2,80€ de crédits non utilisés en moyenne par utilisateur). Permettre le remboursement des soldes restants rend vos participants moins regardant sur les crédits qu’ils rechargent sur leur support cashless et donc plus enclins à les dépenser. En moyenne 8% du solde total rechargé par les utilisateurs n’est pas utilisé à la fin de l’événement. Et même si celui-ci est remboursable, de nombreux participants n’en feront pas la demande ou préféreront les laisser à l’organisateur pour améliorer encore son évènement lors de la prochaine édition.  Retenez donc qu’investir dans une solution cashless c’est s’assurer un retour sur investissement rapide et conséquent avec un ROI moyen de x2,7 dès la première année.

Mais aussi : Le cashless génère de nombreux autres avantages, opportunités et effets indirects : des rapports de ventes détaillés pour une trésorerie facilitée, des actions marketing pertinentes et ciblées grâce à des données chiffrées précises ou encore l’intégration d’une solution de contrôle d’accès tierce sur les nouveaux supports de paiement de vos participants.  

Une technologie robuste. Un système fiable & sécurisé.

• Vos participants ont sans doute déjà utilisé sans le savoir des objets et systèmes munis de la technologie NFC : leur Carte Bancaire nouvelle génération en paiement sans contact ou encore leur forfait de Ski aux remontées mécaniques. La NFC, Near Field Communication pour Communication en Champs Proche, est une technologie de RFID (radio-identification) permettant la communication sans fil à courte portée d’informations cryptées entre des puces, contenues sur les cartes ou bracelets cashless, et des terminaux d’encaissement munis de lecteur de cartes NFC (NFC Card Readers). Les supports cashless de vos participants sont munis de cartes à puces NFC dites passives, elles n’émettent aucune ondes et sont donc inoffensives pour leurs porteurs. Les puces des cartes ou bracelets NFC ne sont sollicitées que lorsqu’elles sont mises en contact par l’utilisateur avec un terminal d’encaissement de votre staff situé en point de ventes afin d’effectuer un chargement de crédits ou une dépense en crédits, contre une bière par exemple.  La NFC que nous utilisons dans notre solution MyBee Box est donc une technologie sécurisée et robuste, dans la pratique elle repose sur quatre éléments : 
  • des supports NFC : ce sont les cartes ou bracelets personnalisables des utilisateurs, 
  • des terminaux métiers munis d’une application métier : ils permettent à votre straff de charger des crédits sur les supports NFC des participants et d’encaisser ces derniers,
  • un Back Office de gestion dédiée vous permettant de configurer les paramètres du cashless de votre événement en amont et d’en surveiller les opérations a posteriori, 
  • le site cashless.fr (optionnel) permettant* à vos participants de recharger leur support en ligne, de le bloquer en cas de perte, d’en suivre les transactions et de demander le remboursement de leurs crédits non utilisés à la fin de l’événement (si vous activez l’option).
  *sous réserve d’une couverture réseau stable

Les festivals passent à la dématérialisation des moyens de paiements

Du Hellfest aux 200.000 participants aux 15.000 festivaliers du Festidreuz en passant par les Galas de promotion de moins de 1000 étudiants, de nombreux d’événements à destination du grand public ou de soirées privées ont déjà franchi le pas du cashless.  En effet, nombre d’organisateurs d’événements ont décidé de se doter d’une solution cashless afin de dématérialiser les moyens de paiement sur le lieu de leur événement

4 avantages du cashless pour un festival

• Nombreuses sont les motivations qui ont poussées ces gestionnaires événementiels à adopter le cashless : → Piloter leur événement de manière sécurisée et simplifiée (meilleure gestion du stock, baisse des files d’attente, diminution des vols, pertes de cash et erreurs de caisse, etc.). → Booster leur chiffre d’affaire (hausse des consommations sur site, ventes additionnelles, revenus issus des soldes utilisateurs restants, offre et marketing ciblés grâce aux données de consommation etc.).  → Obtenir une meilleure transparence sur leurs opérations (statistiques précises par points de ventes, rapport de ventes complets, clôture efficace des comptes, interface de gestion, etc.). → Améliorer et moderniser leur communication et leur image (objet innovant collector pour les participants, espace de diffusion novateur pour les sponsors, etc.).

Comment fonctionne conrètement le cashless Mybeebox ?

Depuis la configuration et la mise en place jusqu’à la fin de l’exploitation, la solution MyBee Box implique de nombreux acteurs durant les différentes étapes de votre événement :  Avant votre événement…

1. Vous vous connectez à votre Back Office gestionnaire afin de sélectionner les paramètres de votre solution cashless selon les besoins de votre événement en vous aidant des formations en ligne (points de ventes et stands exposants, vendeurs, articles proposés et prix, etc.).
2. Les membres de votre personnel et vos éventuels exposants ont accès à nos guides d’utilisation afin d’assurer la prise en main rapide des terminaux d’encaissement.  
3. 72h avant le début de votre événement, la MyBee Box vous est livrée sur place prête à l’emploi (terminaux d’encaissement, chargeurs, batteries, cartes ou bracelets NFC).  
4. Nous mettons à votre disposition une recueil de préconisations et de conseils afin de guider votre communication sur le cashless auprès des futurs visiteurs de votre événement (best practices, éléments clé à communiquer, posts réseaux sociaux et messages types).
5. Un Cashless Manager peut être mis à votre disposition afin d’accompagner le déploiement et l’exploitation du cashless pendant toute la durée de votre événement.

Pendant l’événement… 

1. Une fois arrivés à votre événement professionnel, les visiteurs sont munis de leur carte ou bracelet NFC sur lequel ils peuvent charger des crédits sur place ou en ligne via différents moyens de paiement, et grâce auquel ils peuvent échanger leurs crédits aux différents points de ventes.

Après votre événement…

1. Vous accédez à un rapport de ventes détaillé après avoir synchroniser vos terminaux d’encaissement, ce qui vous permet de clôturer rapidement et efficacement votre comptabilité. 

Pour finir vous reconditionnez l’ensemble du matériel récupéré dans votre MyBee Box et vous la renvoyez grâce au bon de ramassage fourni.

La prise en main d’une solution de cashless est-elle facile ?

La solution cashless MyBee Box est le fruit de nombreuses années d’expérience au plus près des organisateurs d’événements, de leur personnel et de leurs participants. Elle a donc été pensée pour répondre aux besoins de ces différents acteurs mais aussi pour simplifier leur prise en main de la solution.  Votre personnel est rapidement rendu autonome grâce à une prise en main du matériel d’encaissement guidée et rapide. Vos participants déjà familiers des technologies NFC n’ont aucun mal à charger et payer avec leur nouveau bracelet ou carte cashless. Enfin, vous êtes doté d’un outil de gestion et de supervision standardisé et simple d’utilisation.

Cette solution peut-elle s’utiliser sur d’autres événements ? 

Rencontres et événements sportifs (meeting d’athlétisme, jumpings, courses et circuits automobiles, etc.), événements professionnels ou salons thématiques mais aussi événements étudiants. La MyBee Box permet aux gestionnaires de toutes sortes d’événements de passer au cashless afin de répondre au même besoin de dématérialisation des paiements.